Pokladní systém: Hlídací pes i analytik

O pokladních systémech se v poslední době mluví hlavně v souvislosti s elektronickou evidencí tržeb, která už má za sebou první dvě vlny nástupu – a provozovatelé restaurací a ubytovacích zařízení, kteří přišli na řadu v první vlně, s ní už mají za sebou půl roku zkušeností z praxe.

Názory na EET se různí, stejně jako způsoby, jakým se s ní jednotlivé „povinné subjekty“ vypořádaly. Tam, kde již pokladní systém měli, řešili hlavně možnost jeho napojení na servery finanční správy. A kde neměli, protože do té doby evidence útraty hostů během konzumace probíhala čárkováním na lístečky a tužka a papír posloužily jako nástroje i při pravidelném reportu stavu zásob formou tzv. „zrcadla“, tam řešili, jak k problému přistoupit. Zvolit řešení, které naplní požadavky EET, ale jinak nic nepřinese – jakousi obdobu registrační pokladny – nebo sofistikovaný pokladní systém, který nehlídá jen tržby pro berňák, ale umí ohlídat byznys i provozovateli daného podniku?

Řešení „číslo jedna“ může být na začátku levnější, v konečném důsledku však může být dost ztrátové. Samozřejmě – existují případy, kdy by skutečně pořizování robustnějšího pokladního řešení bylo vyhozenými penězi a jediné, co takového člověka trápí je, jak pokud možno bez dodatečných finančních nákladů splnit zákonnou povinnost evidovat hotovostní tržby a tisknout řádně účtenky se všemi náležitostmi. Příkladem může být bufet na hřišti, který je v provozu jen o víkendu, když se zrovna hraje fotbal. Pak stačí aplikace zdarma do chytrého mobilu nebo tabletu typu Profi účtenka, která na displeji zobrazí elektronickou pokladnu, kam se namarkuje přijatá platba. Aplikace zvládne komunikovat s připojenou tiskárnou (třeba i bezdrátově přes wi-fi nebo bluetooth) a zajistit tak tisk účtenky, zajistí i odeslání datové věty o připjaté platbě na servery finanční zprávy a příjem potvrzujícího kódu FIK, kterým musí být účtenka vybavena. Taková zdarmová řešení jsou však v běžném restauračním provozu (a nemusí jít o žádný velký podnik) poměrně obtížně použitelná – respektive její použitelnost velmi rychle narazí na limity dané nároky restauračního provozu. V případě, kdy do hry vstupují různé slevové akce, věrnostní systémy a podobně, pak je zcela k ničemu – protože jediné, co tato řešení pro EET zvládají, je namarkovat platbu a odeslat ji (a vystavit účtenku). Podobným „nouzovým“ (ne sice zdarmovým, ale relativně levným) řešením pokladního systému pro EET může být i rozšíření účetního programu v PC o EET modul. Pro firmu, která působí v oblasti B2B a většinu plateb od zákazníků přijímá bezhotovostním převodem a potřebuje řešit situaci, kdy sem tam musí zaevidovat hotovostní platbu, je to logické a zcela dostačující řešení. Pro provoz typu restaurace, kde číšník roznáší jídlo a nápoje a do toho kasíruje a potřebuje tak pokladnu, jež mu umožní vše zadávat maximálně rychle a intuitivně, to je řešení velice uživatelsky nekomfortní.

Pokladna jako oko majitele

Ve větších restauračních či hotelových provozech se složitější agendou už byly pokladní systémy samozřejmostí dávno – v jejich případě se spíš řešilo, jak existující systém napojit na EET, případně jak ho propojit s aplikací, která bude plnit funkci EET rozhraní. Tam, kde do té doby skutečný pokladní systém neměli, pak mohla být nutnost vyhovět EET impulzem k pořízení řešení, které toho umí podstatně víc, tedy skutečného pokladního systému. „Z nutnosti vést elektronickou evidenci tržeb lze naopak vytvořit konkurenční výhodu. Stačí si jen vybrat ty pravé nástroje, které pomohou zautomatizovat a zmodernizovat procesy fungování obchodu. Také koluje mezi podnikateli mylná informace, že je nutné investovat nemalé částky do nových zařízení a softwaru. To v mnoha případech nemusí být pravda,“ říká Miroslav Uďan ze spolenčnosti Shoptet, která se zaměřuje na podporu e-shopů, ale vyvinula i vlastní pokladní systém zvládající EET, ale i to, co by měl pokladní systém umět v první řadě. Tedy hlídat tok peněz a zboží. Pořádný pokladní systém totiž může zajistit provozovateli podniku mnohem lepší možnost ohlídat si, co se v jeho restauraci děje. A zda někudy neodtékají peníze.

Uhlídat tok peněz a zboží je snahou každého provozovatele gastronomického zařízení. Pokud se skladová evidence odehrává v podobě krabice, kde končí na hromadě dodací listy a evidence finančních toků má podobu lístečků s objednávkami hostů končících v jiné krabici a „zrcadla“, kdy obsluha dá dohromady peníze, které jsou „v šupleti“, s rozlitým alkoholem a do kolonek se to napíše tak, a by to jakž takž „sedlo“, hlídají se nákladové a materiálové toky jen obtížně. Pro malou restauraci, kde majitel zároveň slouží „na place“, takový systém mnohdy stačí. Větší podniky však už dnes využívá mnohem efektivnější řešení v podobě pokladního systému. Ty sofistikovanější – a dražší – umožňují nejen dokonalou evidenci přijatých plateb, ale sledují celý tok zásob a dohlíží i na poctivost obslužného personálu vůči svému zaměstnavateli.

Pokladna jako pomocník

Nejde ale jen o funkci hlídacího psa. Dobrý pokladní systém by měl umět pomoct s rychlou obsluhou zákazníka, akceptovat různé druhy plateb (propojení s platebními terminály, globálními věrnostními systémy, apod.), poskytnout majiteli přehled o prodeji zboží, maržích, případně skladových zásobách a přinést dodatečný příjem pomocí moderních prodejních nástrojů, jako jsou crosseling a upselling. V případě pokladního systému, který má obsluhovat nikoli jednu prodejnu, ale celou síť prodejen, pak je třeba, aby zvládal snadnou online centralizovanou správu jednotlivých provozoven. Měl by poskytovat přehled o prodejích, tržbách a skladových zásobách ze všech provozoven na centrále v reálném čase. A také by si měl umět poradit třeba se správou věrnostních výhod, pokud daný podnik má nějaký věrnostní program, s možností online čerpání těchto výhod a slev na kterékoliv provozovně. Důležité je také snadné a intuitivní ovládání – a stabilita systému.

Stabilita systému hraje roli i v souvislosti s „proklínanou“ EET. „My jsme si vybrali bohužel špatného dodavatele řešení pro EET – každou chvíli to padá a nefunguje,“ říká Miroslav Malina, jednatel firmy P-MM, jejíž hlavním oborem byznysu je prádelenství, musela ale řešit i EET v souvislosti s tím, že do spektra jejích aktivit patří i provozování penzionu v Čáslavi. „Ladili jsme to ve spolupráci s dodavatelem s předstihem už od září, bohužel dodnes to není ono – a už nám problémy při placení odradily i některé klienty,“ konstatuje.

EET jako impulz

Možnosti, z čeho vybírat, jsou nepřeberné. Jednou kategorií jsou robustní, tradiční pokladní systémy v podobě robustního, specializovaného a odolného pokladního hardwaru (fyzické pokladny), uvnitř kterého se skrývá „chytrý“ software v podobě dobře fungujícího pokladního systému, skutečně robustní řešení pak zahrnují celé sítě takových pokladen, z nichž se data sbíhají do pokladního systému nad nimi a zároveň v případě výpadku sítě dokážou po potřebnou dobu pracovat autonomně a po opětovném rozběhnutí sítě opět veškerá data dodají do nadřazeného systému. Jde o trh, na kterém se pohybuje několik velkých hráčů a jde o řešení spíše pro větší a náročnější zákazníky – robustnosti a možnostem těchto systémů odpovídá i poměrně vysoká pořizovací cena.

Už před nástupem EET se ale začala rozvíjet alternativa k těmto klasickým pokladním systémům v podobě tzv. SMART POS – pokladních řešení založených na cloudu a fungujících na platformách iOS nebo Android. Právě EET pak znamenala pro tento nově se rozvíjející trh pokladen velký impulz k růstu. „Celkově jsme v průběhu I. i II. fáze EET získali bezmála 10 tisíc zákazníků,“ potvrzuje zástupce dvojky na trhu EET pokladen, společnosti Dotykačka, Michal Wantulok. Mezi desítkami poskytovatelů, kteří na trhu jsou, jsou kromě Dotykačky nejvíc vidět Storyous, eet1 a v poslední době i MarkEETa.

Ze strany provozovatelů restaurací je slyšet spíš kritiku nové povinnosti, existují ale i tací, kteří s EET problém nemají. „Kolem EEt byl velký rozruch, který jsem moc nechápal, my jsme si díky ní v podstatě obrovským úspěchem polepšili – když v souvislosti s jejím zavedením kleslo pro restaurace DPH o 6 procent. Myslím, že kdo už před nástupem EET evidoval tržby poctivě, neměl s EET žádné větší problémy,“ říká majitel sítě kaváren a cukráren Lagarto Jan Hawelka, která dnes obslouží kolem 133 000 zákazníků měsíčně a vypije se zde kolem 50 tisíc káv měsíčně.